Ihre Rechnung an das ITDZ Berlin – elektronisch, schnell und sicher

Digitalisierung ist das Kerngeschäft des ITDZ Berlin. Daher haben wir den Prozess des Rechnungseingangs für unsere Partner und Lieferanten auf eine vollständig digitale Rechnungsübersendung oder alternativ auf E-Mailempfang umgestellt.

Für unsere Lieferanten ist das Prozedere einfach und komfortabel – und unsere Buchhaltung kann zugleich noch effizienter arbeiten.

Als Lieferant müssen Sie für die Teilnahme am eRechnungversand lediglich drei Schritte durchführen:

Anmelden: Registrieren Sie sich auf unserem neuen Rechnungsportal mit Ihren Kontaktdaten. Besitzen Sie bereits einen Zugang, loggen Sie sich ein.
Erstellen: Im Portal haben Sie drei Möglichkeiten, uns Ihre Rechnung zukommen zu lassen.

• Variante 1: Sie füllen im Portal ein Rechnungsformular aus.
• Variante 2: Sie laden im Portal eine bereits von Ihnen erstellte XRechnung (Standardformat) hoch.
• Variante 3: Sie senden uns vom Portal aus Ihre XRechnung (Standardformat) als Email.

Wichtig zu wissen: die Leitweg-ID des ITDZ Berlin lautet 11-2000001000-30. Diese müssen Sie in Ihrem Formular oder in Ihrer Datei eintragen.

Absenden: Einfach auf „absenden“ klicken. Die Rechnung wird von einem Dienstleister für elektronisches Rechnungswesen datenschutzsicher verarbeitet und an die Buchhaltung des ITDZ Berlin gesendet.

Auf diese datensichere Weise sparen Sie und wir Bearbeitungszeit sowie Material und schonen damit unsere personellen Ressourcen und die Umwelt.

• Alle Lieferanten des ITDZ Berlin können über das Rechnungsportal eine eRechnungen stellen

• Es ist unabhängig, wie die Bestellung des ITDZ Berlin beim Lieferanten eingegangen ist.

• Die Zugangsdaten für das Rechnungsportal erhalten Sie nach selbständiger Registrierung.

• Technische Voraussetzungen sind ein Internetzugang sowie ein gängiger Browser.

• Für jede Bestellung muss eine separate Rechnung übermittelt werden.
• Sammelrechnungen sind nicht zulässig.

Alternativ zur eRechnung bieten wir ihnen den einfachsten Weg der Übermittlung eines Rechnungsdokumentes mittels Einsatzes einer „sonstigen Rechnung“ (E-Mail) an. Das Rechnungsdokument inkl. Leistungsnachweise wird an eine E-Mail angehängt und entsprechend versandt.

Versand: senden Sie einfach ihre Rechnung an das zentrale Postfach Rechnungseingang@itdz-berlin.de.

• Jede Rechnung inklusive Anlagen muss mit einer eigenen E-Mail gesendet werden
• Die Rechnung und Anhänge müssen in PDF-Format vorliegen
• Wird mehr als ein PDF-Anlage gesendet, müssen die Anlagendokumente eindeutig identifizierbar sein und mit einem der folgenden Schlagworte beginnen: ANLA, ANHANG, ATTACH, LIEFERSCH, AUFM
• Alternativ muss das Rechnungsdokument eindeutig über eines der folgenden Schlagworte identifizierbar sein: RECH, INV, FAKTURA, RG, GUTSCHRIFT
• Die maximale Größe von 8 MB pro Email darf nicht überschritten werden
• PDF-Dateien dürfen nicht verschlüsselt, nicht in ZIP-Dateien verpackt und keine aktiven Inhalte (Javascript, Formulare) aufweisen

• Jede Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 UStG entsprechen
• Jede Rechnung muss unsere SAP-Bestellnummer und Bestellposition enthalten
• Gemäß Rahmenvertrag muss die Rechnung einen vom Kunden unterschriebenen Lieferschein und / oder Leistungsnachweis enthalten

• Bei technischen Fragen zum Rechnungsportal wenden Sie sich bitte an unseren Portalbetreiber per E-Mail: support.ridx@service.ricoh.de, oder an die Support Hotline +49 7135 991 450.

• Außerdem finden Sie zum Rechnungsportal Bedienhilfen und Dokumentationen zur E-Rechnung.

• Bei inhaltlichen Fragen zur E-Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner im ITDZ Berlin bzw einkauf@itdz-berlin.de.

• • Bei Fragen zur Rechnungsklärung kontaktieren Sie bitte unser Kreditorenteam unter kreditoren@itdz-berlin.de .