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Produktangebot der eGovernment-Suite

Die Basis der eGovernment-Suite bilden Module zur Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten und Akten. Jedes Modul ist auch einzeln einsetzbar.

1. Die Massendigitalisierung (MD)

Abgeschlossene Vorgänge und Altakten werden digitalisiert. So wird neu nutzbarer Ablageraum geschaffen und das Recherchieren in/nach alten Vorgängen erleichtert. Neben dem digitalen Abbild des Originals erhalten Sie alle für die Ablage erforderlichen Daten, die das Dokument beschreiben.

2. Das Formularmanagementsystem (FMS)

Elektronische Formulare werden immer wichtiger und haben einen entscheidenden Vorteil: Die eingegebenen Daten müssen nicht noch einmal erfasst werden, sondern können – nach der Qualitätssicherung durch den Bearbeiter – sofort ins Fachverfahren übernommen werden.

3. Das Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS)

Im Dokumentenmanagementsystem werden Dokumente und Akten verwaltet. Vorteil: ein zentrales System zur Dokumentenverwaltung für alle elektronischen Akten und unterschiedlichen Fachverfahren einer Behörde steht bereit. Selbstverständlich werden dabei der Datenschutz gewahrt und die Zugriffsrechte geschützt.

4. Das Archiv (eArchiv)

Bildschirm statt Keller – das elektronische Archiv macht es möglich. Daten, Dokumente und Akten, die nicht mehr im aktuellen Zugriff sind, können im elektronischen Archiv revisionssicher abgelegt und jederzeit aufgerufen werden.

5. Die virtuelle Poststelle und das elektronische Behördenpostfach (VPS + eBPF)

Daten und Dokumente werden mittels elektronischem Behördenpostfach sicher von A nach B übertragen. Zusätzlich schafft die qualifizierte elektronische Signatur die einfache Möglichkeit, auch per E-Mail rechtsverbindliche Unterschriften zu leisten.

6. Das Outputmanagement (OMS)

Müssen Bescheide oder andere Dokumente gedruckt, kuvertiert und versandt werden, setzt das ITDZ Berlin sein Outputmanagement ein. Dieses System funktionalisiert den Versand von Briefen, Faxen und eMails.

Einführung und Beratungsbegleitung

Die Anbindung und Integration der kundenspezifischen Fachverfahren in die eGovernment-Suite ist im Wesentlichen ein organisatorisches Projekt. Vorab müssen hier die künftigen Geschäftsprozesse festgelegt werden.

Das ITDZ Berlin stellt die notwendige Server-Infrastruktur sowie alle Betriebsprozesse zur Verfügung. Die Projektierung umfasst:

  • Analyse der bestehenden Prozesse
  • Organisations- und Prozessanalyse
  • Ermittlung der technischen Anforderungen
  • Projektorganisation und -durchführung
  • Empfehlungen zur Einbindung weiterer Produkte der eGovernment-Suite nach Kundenbedarf
  • Einführungsbegleitung
  • Schulungsmaßnahmen
  • Beteiligungsunterstützung

Eine erste Projektierung der spezifischen Anforderungen wird in einem Workshop zwischen dem ITDZ Berlin und dem Auftragsgeber festgelegt.

Möchten Sie mehr wissen? Für weitere Fragen steht Ihnen gerne zur Verfügung:

Kundenmanagement
Telefon: +49 30 90222 8090
post@itdz-berlin.de