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IT-Lösungen des Landes Berlin auf der CeBIT 2012

Gemeinsam mit seinen Partnern und Kunden aus der Berliner Verwaltung präsentiert das Berliner IT-Dienstleistungszentrum (ITDZ Berlin) auf der CeBIT 2012 (Halle 7/Stand C49) moderne IT-Lösungen für die öffentliche Verwaltung. Im Bereich "Government-for-you", in dem die neuesten Projekte von Bund und Ländern vorgestellt werden, zeigt das ITDZ Berlin aktuelle Trends, wie z.B. Linked Open Government Data, sowie Lösungen von bundesweitem Interesse, wie die Online Ämterbewertung des Bezirks Marzahn-Hellersdorf. Weitere Standthemen sind unter anderem das Berliner Bürgertelefon 115, die elektronische Akte in der Senatsverwaltung für Finanzen oder das moderne Termin- und Zeitmanagementsystem für die Einschulungsuntersuchung.

Linked Open Government Data

Mit dem Thema Linked (Open) Government Data präsentiert sich das ITDZ Berlin nicht nur als Unterstützer der Open Data-Bewegung, sondern stellt darüber hinaus App Visionen sowie bereits produktive Linked Data Anwendungen aus Berlin vor. In Kooperation mit dem DAI Labor hat das ITDZ Berlin zwei Anwendungsszenarien entwickelt, bei denen eines ausschließlich auf offene, das andere auf staatliche Datensätze zurückgreift. Mit der Online-Terminvereinbarung der Berliner Ausländerbehörde wird zudem eine bereits eingesetzte Weblösung, die auf der Verknüpfung von Datensätzen basiert, vorgestellt.

App-Ideen

Die Anwendung "Berlin Map" basiert auf offenen Datensätzen und soll die Wohnungssuche in Berlin erleichtern. Der User erfährt standortbezogen, wo er die nächstgelegene freie Wohnung findet, ob Bauvorhaben in der Nähe geplant sind, wie hoch die Kriminalitätsrate in der Gegend ist und - bei Bedarf - wie viele Singles in seiner Umgebung leben.

Die Appidee "900online" zeigt auf einer Stadtkarte an den Standorten der Bürgerämter die jeweilige Wartezeit in Echtzeit, die man in diesem Augenblick in dem Amt bei einem Spontanbesuch warten müsste in grün, orange oder rot an. Da die Berliner in allen Bürgerämtern die gleichen Dienstleistungen in Anspruch nehmen können, könnte eine kurze Fahrt zum nächsten nicht so stark frequentierten Bürgeramt die Wartezeit somit erheblich verkürzen.

Linked Data Anwendung

Die Onlineanwendung der Berliner Ausländerbehörde grenzt bereits bei der Terminvergabe ein, mit welchem Anliegen sich der Besucher an die Behörde wendet, woher er kommt und mit wie vielen Personen er beim Termin erscheinen wird. Dafür wurde das Terminvereinbarungssystem mit der Dienstleistungsdatenbank des Landes Berlin und Datensätzen der Ausländerbehörde verknüpft. Der Besucher erhält eine Zusammenfassung mit allen Unterlagen, die er bei dem Besuch mitbringen sollte - die Behörde kann sich auf sein Anliegen vorbereiten.

Das Projekt "ProDiskurs" und die Online-Ämterbewertung

Das Berliner Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf modernisiert in dem Projekt "ProDiskurs" seine Kommunikationskultur. Neue Kommunikationslösungen sollen nicht nur die Einbeziehung der Bürger in Entscheidungsprozesse erleichtern, sondern auch eine hohe Qualität bei der Personalführung und -entwicklung in den Ämtern sicherstellen. Ein Faktor, der angesichts der demographischen Entwicklung in den öffentlichen Institutionen zunehmend an Bedeutung gewinnt. Das Modernisierungskonzept basiert auf der Studie "ServiceStadt Berlin 2016", die das Deutsche Institut für Urbanistik 2009 im Auftrag des Berliner Senats vorlegte.

Zu den zentralen Kommunikationsprojekten von "ProDiskurs" zählt ein Online-Portal, das Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit bietet, die Leistung der Verwaltung per Online-Formular zu bewerten. Die Beurteilung der Bürgerämter und des Standesamts Marzahn-Hellersdorf erfolgt dabei nach Kriterien, die die Bürger des Bezirks selbst auswählten: Qualität der Beratung, Verständlichkeit der Informationen sowie Freundlichkeit, Sachverstand und Engagement der Mitarbeitenden. Auch die Wartedauer wird erfasst. Eine Registrierung ist dazu nicht notwendig. Alle Rückmeldungen fließen ungefiltert in die Auswertung ein. Die Daten werden von einer IT-Anwendung automatisch verarbeitet und aufbereitet. So liegen die Ergebnisse zeitnah vor und können genutzt werden, um beispielsweise Geschäftsprozesse zu optimieren und die Leistungen der Verwaltung noch bürgerfreundlicher zu gestalten. Darüber hinaus dienen sie den Beschäftigten als Orientierungswert für ihre eigene Leistungsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit.

Das Berliner Bürgertelefon 115

Seit 2007 beteiligt sich das Land Berlin an der Umsetzung der bundesweit einheitlichen Behördenrufnummer 115. Mit dem Übergang in den Regelbetrieb der 115 im April 2011 begann Berlin alle bestehenden telefonischen Serviceangebote der Berliner Verwaltung zusammenzulegen. Mit dem so entstehenden Berliner Bürgertelefon 115 soll auch das Service Angebot der zentralen Rufnummer schrittweise ausgeweitet werden. Bereits heute können die Berliner Bürgerinnen und Bürger beispielsweise Terminbuchungen telefonisch vornehmen. Ein Angebot, das besonders für ältere Menschen interessant ist.

Die eAkte für das Land Berlin: Die Berliner Senatsverwaltung für Finanzen

Die Berliner Senatsverwaltung für Finanzen stellte im November 2011 ihr elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) um. Die Gründe hierfür waren vielfältig: Der Support für das etablierte DMS lief aus, die Softwareergonomie war nicht mehr auf dem aktuellen Stand und das alte DMS ermöglichte keine Anbindung an Fachverfahren oder neue Bürosoftware. Ein zentrales Anliegen war eine möglichst reibungslose Ablösung des alten Systems. Nach Migration und Schulung sollten die Nutzer des etablierten DMS ein intuitiv zu bedienendes Werkzeug mit der gewohnten Funktionalität vorfinden. Eine weitere Herausforderung des Vorhabens lag in der vollständigen Migration des kompletten Datenbestands aus rund zehnjähriger DMS-Nutzung. Die erfolgreiche Produktivsetzung erfolgte im November 2011.

Modernes Termin- und Zeitmanagementsystem - Einsatzbeispiel "Einschulungsuntersuchung"

Die Amtsärzte im Berliner Bezirk Marzahn-Hellersdorf sind bei den Einschulungsuntersuchungen zumeist mehreren Schulen zugeteilt, so dass sie - je nach Besetzung des Kinder- und Jugendgesundheitsdienstes (KJGD) - rund 550 Untersuchungen im Jahr durchführen. Termine für die Untersuchung werden vom KJGD übermittelt sowie von den Eltern oder Erziehungsberechtigten telefonisch oder per E-Mail oder Fax vereinbart. Dies ist alljährlich mit hohem Arbeitsaufwand verbunden und bindet erhebliche Personalressourcen. Der KJGD im Bezirk Marzahn Hellersdorf entschied sich darum zur Einführung einer Online-Lösung. Sie startet mit einer Datenerhebung in Form eines Anamnesebogens und ermittelt anhand der gewünschten Schule den zuständigen Amtsarzt. Durch den vorausgefüllten Anamnesebogen ist der Amtsarzt optimal auf den Termin vorbereitet. Die neue Terminvereinbarung steht dem Bezirk bereits heute für die Einschulungsuntersuchungen des Schuljahrs 2012 zur Verfügung.

Studentenprojekt der Hochschule für Wirtschaft und Recht: Internetplattform "Gesundes Neukölln"

Mit dem Projekt "Gesundes Neukölln" schaffen Studentinnen und Studenten des Studiengangs Verwaltungsinformatik der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin (HWR) ein zentralisiertes Informationsmanagement für Gesundheitsdienstleistungen im Berliner Bezirk Neukölln. Die Onlineplattform macht Einrichtungen und Angebote im Gesundheitsbereich des Bezirks transparent. Sie kreiert einen digitalen Ort, an dem sich alle Interessierten über Einrichtungen der privaten Gesundheitswirtschaft, über Leistungen sozialer Unternehmen und Angebote zur Gesundheitsprävention und -förderung detailliert informieren können. Ferner bietet die Plattform die Möglichkeit, an Auskünfte über freie Stellen zu kommen, vor allem in den nichtakademischen medizinischen Berufen. Ein geschützter Raum ermöglicht einen fachlichen Meinungsaustausch.

Die Entwicklung der Kommunikationsplattform ist ein Kooperationsprojekt von Technologie-Netzwerk Berlin e.V. und dem Bezirksamt Neukölln von Berlin. Das Internetportal entsteht im Rahmen des Beschäftigungsnetzwerkes Gesundes Neukölln und wird gefördert aus Mitteln der Europäischen Union (Europäischer Sozialfonds).

Intelligente Organisationslösungen für die Verwaltung

Die Umstellung von papiergebundener auf elektronische Vorgangsbearbeitung ist immer ein umfangreiches und langfristiges Organisationsprojekt. Am Beispiel des hauseigenen Entscheidungsvorlagen-Systems präsentiert das ITDZ Berlin seine Einstiegslösung, um elektronische Dokumente schnell und unkompliziert in den Verwaltungsalltag zu integrieren. Basierend auf dem Gedanken der "elektronischen Umlaufmappe" stellt der IT-Dienstleister die Möglichkeiten für die Nutzung von Webtechnik für die Arbeitsorganisation der Verwaltung und Anwendungsideen, wie ein elektronischer Urlaubsantrag, vor.

Lösung für Authentifizierung und Datenschutz in der Berliner Ausländerbehörde

Die Berliner Ausländerbehörde entschied sich bereits 2009 zur Umstellung auf elektronische Aktenführung. Die Behörde arbeitet jedoch mit hochsensiblen Personendaten. Darum musste der Datenschutz bei der Umstellung an erster Stelle stehen. Unter anderem galt es, eine Möglichkeit für authentifizierte Scan- und Druckprozesse zu finden, deren Ergebnisse lediglich dem jeweiligen Anwender zugänglich sind. Die Berliner Ausländerbehörde arbeitet mit einem Multifunktionsgerät und einer Authentifizierung mittels Pincode. Sie ermöglicht es, den Scan- und Faxmodus freizuschalten und Druckjobs vertraulich auszudrucken. Die Mitarbeitenden können nach der Authentifizierung wählen, ob sie in das für sie definierte Zielverzeichnis scannen, faxen oder den Druck persönlich abholen möchten. Den elektronischen Akten können somit schnell und ohne Wartezeiten Dokumente zugefügt werden, die dem Mitarbeitenden zunächst nur in Papierform vorliegen.

Über das ITDZ Berlin

Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) ist zentraler IT-Dienstleister der Senatsverwaltungen, Bezirksämter und öffentlichen Einrichtungen der Hauptstadt und gehört zu den führenden kommunalen IT-Dienstleistern Deutschlands. Als Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) finanziert sich das ITDZ Berlin mit rund 480 Mitarbeitern aus seiner eigenen Leistungserbringung. Das ITDZ Berlin wird durch den Vorstand, Dipl.-Ing. Konrad Kandziora, vertreten.

Das Leistungsportfolio des ITDZ Berlin umfasst die Beratung und Unterstützung der Verwaltung bei IT-Projekten sowie bei der Beschaffung von IT- und Telekommunikationshardware und -diensten. Neben dem neuen Landesnetz, das eine integrierte Sprach- und Datenkommunikation ermöglicht, stellt das ITDZ Berlin der Berliner Verwaltung zwei leistungsfähige, energieeffiziente Data-Center (Rechenzentren) sowie ein zentrales Druckzentrum zur Verfügung. Das ITDZ Berlin unterstützt die Hauptstadtverwaltung mit umweltgerechter IT-Infrastruktur und einem breiten Angebot an eGovernment-Diensten. Gemeinsam mit dem Land Berlin arbeitete das ITDZ Berlin an der Umsetzung der europäischen Dienstleistungsrichtlinie und realisiert den Betrieb der zentralen Behördenrufnummer 115.